Este artículo pretende facilitar la reflexión previa y la definición de los objetivos para el 2015, así como la revisión de estrategias al 2018.

 

ANTECEDENTES

     Ya no es discutible que estamos en un nuevo mercado y hemos logrado adaptarnos a la nueva realidad y nuevos requerimientos de los clientes; pero también es indiscutible que sigue habiendo grandes incertidumbres. 

     En el camino nos hemos dejado muchas cosas y hemos aprendido otras, estas fechas son un buen momento para hacer una primera revisión sobre las actuaciones de los últimos años y orientar las estrategias y objetivos del próximo periodo.

 

DATOS PARA LA REFLEXIÓN

     Lo que mejor nos ilumina son los indicadores (los números), por tanto recomiendo cuantificar y escribir las reflexiones que te produzcan los datos: (en los listados sombrea y marca los datos que destaquen, verás mucha información y debes afrontarla con método; así mismo las ideas que te vayan surgiendo anótalas en un papel para estructurarlas posteriormente)

 

INGRESOS

1. 1.- Volumen de negocio realizado con los diversos productos/servicios
   1.    1.1.-Margen bruto con cada uno de ellos
   2.    1.2.-Grado de concentración por proveedor
   3.    1.3.-Tendencias de los competidores
2. 2.- Análisis de la facturación por clientes (ABC) y si es posible por segmentos o grupos de consumidores
   1.    2.1.-Tendencia y desplazamiento en el consumo de productos/ servicios en los principales cliente
   2.    2.2.-Nuevos clientes y producto/servicios principalmente demandados

Propuesta de Reflexión:

1. Qué productos/serv. han disminuido y caído y por qué
2. Qué productos/serv. están incrementando volumen y por qué
3. Grado de concentración y riesgo en los diversos clientes
4. Grado de concentración y riesgo en los diversos proveedores
5. Cuál puede ser la tendencia de demanda en los próximos años
6. Cuáles son las oportunidad ante las nuevas tendencias

Primeros objetivos: (cuantifica)

1. Objetivos de incremento de volumen por segmento y clientes 
   1. Cuales son los factores clave y de valor de cada producto/servicio, (motivadores de demanda)
2. Objetivos de incremento de cliente 
   1. En que segmento tenemos factores de valor y superamos a la competencia: (cuáles y cómo)
3. Cuantificar esos objetivos y plante tipos de acciones por periodo (si es posible mensual, pero al menos trimestralmente)
   1. Establece las acciones que debes priorizar para alcanzar dichos objetivos.
4. Acciones para aminorar los riesgos tanto en clientes como en proveedores
   1. Documenta medidas y procesos y si puedes temporalízalas
5. Acciones de innovación e incorporación de nuevos productos/ servicios, sobre los que aprecies altas posibilidades ante las nuevas tendencias del mercado
   1. Establécelas por periodos.
   2. No olvides que si no dedicas tiempo no ocurrirán

 

GASTOS

     Es probable que en los pasados ejercicios hayamos recortado los gastos de forma notable, incluso que hayas sacrificado procesos y recursos; eso es positivo ya que te ha facilitado adelgazar la organización, pero es probable que los nuevos retos re indiquen que ciertos sacrificios deben ser reconsiderados para potenciar los nuevos objetivos.

     Suelo recomendar disponer de un excel en visión 12 meses (total y media anual) sobre ingresos, costes  variables y costes fijos.

últimamente en la 2ª y 3ª columna estoy incorporando objetivos por partida, tanto anuales como media mensual, esto te facilitará la revisión mensual de cada concepto (sean ingresos o gastos)

Primeros objetivos y presupuesto:

1. Establece objetivos de costes fijos para el año y sus diversos meses
2. Establece los objetivos de venta por clientes (o grupos) y por productos/Servicios
3. En función de los ingresos y el margen medio del año anterior, establece objetivos de costes variables
   1. Trata de identificar esos objetivos por proveedor

Propuesta de Reflexión:

1. ¿Obtienes resultado positivo?; ¿suficiente o demasiado ajustado?
2. Identifica los meses de mayor necesidad de tesorería
   1. Tienes mecanismos para operar con fondos propios?

Recuerda que el coste de la dependencia financiera es y será muy alto, debes tratar de capitalizar la sociedad y que funcione con saldo de tesorería positivos, el desgaste que produce las tensiones de tesorería no nos suelen dejar centrarnos en el desarrollo de los objetivos. Es probable que debamos renunciar a ciertas operaciones y actividades ante el coste de financiación, debemos ser extremadamente cautos ya que este factor tiene un alto coste también en las negociaciones. NO OLVIDEMOS LO APRENDIDO EN EL PASADO. 

1. Ajusta el presupuesto y no seas optimista en las previsiones, es recomendable ser muy cauto.

 

REVISIÓN DE LOS PROCESOS

     Tenemos un primer escenario sobre la tendencia y lo que esperamos en ingresos y costes.

    Hemos reflexionado y anotado un conjunto de medidas y acciones que debemos acometer, para alcanzar los objetivos, pero estos no dejan de ser hipótesis, necesitamos establecer medidas operativas, (objetivos operativos) y definir que personas deben ayudarnos en su consecución.

    Por tanto nos tenemos que plantear establecer reuniones de negociación para involucrar a los protagonistas en la consecución de los objetivos. Y debemos recordar que si hacemos lo mismo obtendremos lo mismo o menos, por tanto, debemos introducir cambios en la forma de operar,y esto es mucho más complejo, ya que debemos no sol acordar qué cambiar en la forma de trabajo diario, sino cómo consolidar esos cambios, por lo cual debemos pactar mecanismos de seguimiento muy disciplinados.

Abordar el Análisis de procesos clave

1. En los objetivos de volumen y clientes, han surgido un conjunto de acciones a desarrollar.
2. Tras el análisis de los costes, es probable que en el pasado hayamos sobrecargado departamentos y personas, que ha supuesto abandonar tareas o retrasarlas.
3. En el análisis de riesgos y oportunidades, hemos definido un conjunto de nuevas acciones a abordar. 

Para afrontar los objetivos con éxito, debemos proceder no solo a comunicarlos, sino que debemos iniciar con los afectados una revisión de los procesos actuales y encajar de forma sistemática los objetivos operativos, por tanto habrá que:

Establecer acciones y objetivos operativos vinculados a los diversos puestos y personas

1. Identificar procesos importantes
   1. Establecer sistemas de simplificación que aseguren su cumplimiento
   2. La digitalización es determinante, y evitar documentar cuestiones innecesarias, es más, si podemos usar un mismo registro (documento o fichero) para integrar todos los datos, mucho mejor; al cual se le puedan agregar datos durante el proceso; y compartir el mismo fichero.
2. Desechar procesos accesorios que no aportan valor y consumen tiempo (ficheros duplicados, impresión de documentos, etc). Confirma su eliminación
3. Siéntate y ayuda a los afectados en el proceso de simplificación; dedica 2 o 3 horas que te darán una visión detallada de cómo lo abordan y es probable que ellos mismos te sugieran formas para simplificar
4. Asegúrate que se incorpora en los procesos los nuevos objetivos operativos y establece sistemas de seguimiento semanales al menos los 3 primeros meses, después lo puedes llevar a revisiones trimestrales (siempre que estén automatizados y consolidados)

Revisión continua.

     Los objetivos que uno establece inicialmente, difícilmente se logran al 100%; es probable que las circunstancias del mercado provoquen bloqueos o desarrollen nuevas tendencias. Soy de la opinión de revisar lo que sea necesario de forma inmediata ante evidencias sólidas de cambio de las tendencias. Los comités o reuniones mensuales sobre la evolución de los indicadores y objetivos son el momento adecuado para cuestionarse las cosas. 

     No se si el próximo periodo será similar al actual pero es probable que hayan desaparecido competidores que den explicación a la tendencia o que hayan surgido nuevos operadores no siempre sostenibles; por tanto debemos tener una actitud cauta de revisión y confirmación de los objetivos o ajustes de los mismos si se requiere.

     Si es fundamental que puedas dedicar algún día y horas concentradas al proceso de revisión de los objetivos y las acciones para su consecución con los afectados.

     Finalmente les recomiendo que tomen las riendas del futuro y no esperen a que la suerte/desgracia dirija su negocio. Tienes experiencia y capacidad de análisis, lo que te hace falta es el sosiego, escribir para dibujar la orientación de tu futuro.  

 

PD: Si dispones de Qualitas CLOUD, el módulo de Planificación de Objetivos te facilita compartir los objetivos con los afectados, establecer objetivos operativos  e indicadores y compartir el seguimiento de los mismos con los responsables.